Créer son entreprise est compliqué. Un chef d’entreprise doit acquérir des connaissances dans de nombreux domaines pour la créer et s’assurer de la pérennité de son activité. L’administratif en est un exemple. La comptabilité étant une part importante de l’administratif. Il est important de bien s’organiser pour permettre de diminuer le temps qu’elle prend. Voici quelques conseils sur l’organisation à avoir pour la tenue d’une comptabilité.

Préparer ses notes de frais

Une note de frais est un document justifiant une dépense effectuée par les dirigeants ou les salariés sur leurs comptes bancaires personnels. Elles permettent aux salariés ou aux dirigeants en mission ou en prospection de payer eux-mêmes des frais dans l’intérêt de l’entreprise sans avoir besoin que tous aient une carte bancaire du compte de l’entreprise. Les notes de frais sont une part importante des écritures dans une comptabilité. Il faut qu’elles soient bien organisées pour ne pas les perdre.

L’idéal étant de les prendre en photo dès que l’on en fait une et de la conserver dans un dossier sur le cloud.

Bien ranger ses factures

La comptabilité est notamment basée sur les factures alors si votre comptable ou si vous saisissez vous-même votre comptabilité, leur organisation est primordiale. Le logiciel gratuit de facturation Henrri est très pratique pour faire ses factures simplement : https://www.henrri.com/

En cas de contrôle fiscal ou de demande de remboursement d’un crédit de TVA, vous devez être capable de présenter les factures demandées. Il est donc important de les conserver précieusement. L’idéal est de sauvegarder les factures sur un cloud en deux fichiers : factures payées et factures en attente.

Le cloud permet d’éviter de perdre ses documents et de pouvoir les retrouver n’importe où. Les plus utilisés étant Google Drive ou Dropbox. Le classement de la comptabilité est fait en général dans des dossiers par année puis dans des sous-dossiers par mois. À l’intérieur de ces sous-dossiers, un tri par ordre chronologique est conseillé.

5 raisons d’adopter les méthodes agiles

Saisir sur un logiciel comptable adapté

Contrairement à ce que l’on peut penser, un Expert-comptable n’est pas obligatoire. Le chef d’entreprise peut faire la tenue comptable lui-même de son entreprise. Un logiciel comptable vous permet donc d’économiser les honoraires de l’expert-comptable.

Un logiciel comptable doit vous permettre de :

• saisir vos factures d’achats, vos factures de ventes, ou tout autre document entraînant un flux financier ;
• Produire les documents obligatoires à savoir : le bilan et le compte de résultats.

Nous vous recommandons le logiciel comptable gratuit en ligne SelfCompta. Ils ont notamment choisi de limiter les émissions de CO2 de leurs serveurs grâce à une technologie adaptée.

Faire ses déclarations d’impôts en temps et en heure

Les impôts et taxes sont souvent le sujet d’inquiétude des chefs d’entreprise. Un oubli ou une erreur de déclaration peut coûter cher.

La TVA mensuelle peut facilement faire l’objet d’un oubli. C’est pourquoi il est important de se mettre un rappel tous les mois à la même date et de ne le supprimer qu’une fois que la TVA a été déclarée. La déclaration de l’impôt sur les sociétés est souvent faite en retard parce que la comptabilité n’est pas prête. Il faut donc anticiper la date de son impôt et demander les documents comptables manquants à ses fournisseurs en avance pour ne pas se faire surprendre par les délais.

Toutes les dates d’échéances sont disponibles à ce lien : https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnel/calendrier-fiscal.

Faire son inventaire

L’inventaire est simplement le calcul du montant que vaut le stock. Le résultat est à indiquer dans le bilan.Le stock représente souvent une part très importante de l’actif d’une entreprise. Il est donc primordial de bien l’évaluer.Le bilan représente une image des actifs et des passifs à une date précise. Toutes ses informations sont évaluées à la même date. L’inventaire se fait donc à la date du bilan. Soit le plus souvent 31/12 à la fin de journée.

Faire son inventaire permet souvent de retrouver des produits non vendus qui pourraient être mis en vente d’une autre manière.La comptabilité paraît complexe lorsque l’on lance son entreprise. Avec une bonne organisation, elle devient un puissant outil de gestion. Elle permet de piloter son entreprise et de faire les bons choix stratégiques.