La todo liste pour organiser une soirée d’entreprise

La mise en place d’un événement d’entreprise est toujours stressante pour la personne en charge. Si cela semble simple de prime abord, on a très vite fait de se perdre dans les méandres d’une organisation douteuse. Pour ne pas se tromper, voici un plan d’organisation pour réussir la mise en place d’un événement professionnel.

Définir le type d’événement à organiser

Avant de vous lancer à corps perdu dans l’organisation d’un événement professionnel, il est bon de savoir quel est le type d’événement que vous souhaitez mettre en place. Il existe en effet plusieurs types de soirées d’entreprises.

Voici quelques exemples :

• Une conférence ou un séminaire
• Un salon professionnel
• Une soirée pour célébrer la retraite d’un collaborateur de l’entreprise
• Une fête de fin d’année
• Un team building
• Une soirée pour fêter le lancement d’un nouveau produit

Chaque type de soirée aura ses codes précis et ses moments phares. Définir le type de d’événement vous aidera aussi à choisir le standing de la soirée. Globalement, plus les salaires sont hauts et plus les demandes seront difficiles à satisfaire. A vous de doser juste avec le bon budget.

Lister les immanquables de la soirée

Une fois que vous avez une idée globale de ce que doit être l’événement, il est temps de prévoir un plan d’attaque . Pour cela, vous devez déterminer chaque élément nécessaire à la réussite de l’événement. La liste des choses à prévoir pour organiser une soirée d’entreprise peut être longue. Voici quelques exemples à ne pas oublier.

• Lieu & décoration
• Nourriture & boissons
• Divertissement & musique
• Communication & marketing
• Transport + hébergement

N’oubliez pas que l’ampleur d’un projet donné n’a aucune importance au départ. Tout ce qui compte, c’est que vous soyez capable de le décomposer en éléments petits et gérables. L’organisation d’un événement d’entreprise exige que vous décomposiez les tâches en éléments.

Si vous avez peur de vous perdre dans la marée d’informations à gérer, nous vous suggérons d’ouvrir un tableur Google pour diviser votre plan en petites tâches individuelles. Classez-les ensuite par ordre de priorité en fonction de l’urgence.

Définir le budget

Le budget est un élément essentiel pour réussir son événement B2B. C’est aussi souvent l’objet de frustrations par les parties prenantes. C’est le budget qui va délimiter les possibilités de la soirée d’entreprise et définir les activités envisageables.

Rassurez-vous, il est possible d’organiser de belles choses, même avec un budget limité. Voici quelques conseils pour trouver le bon budget pour votre soirée B2B.

Soyez réaliste et garder toujours au moins 10 % en réserve.

La mise en place d’un budget est un exercice difficile. Il arrive très souvent que le budget soit sous-évalué (pour être validé par la direction), mais que le moment venu, de nouveaux faux-frais apparaissent sans crier gare. C’est un vrai problème qui vous décrédibilise à moyen terme, même si l’événement est un succès.

Pour éviter ce genre de « galères », il est préférable de sur-évaluer le coût de chaque élément du budget. Cela vous laissera une marge suffisante pour prévoir des surprises ou une petite épargne pour les prochains évènements B2B. La direction et les finances n’en seront que plus satisfaites.

Organisation soirée d’entreprise : le quid du devis

Une fois que vous avez validé le budget avec la direction, il est temps de recueillir des devis. En effet, toute événement B2B demande de faire appel à des prestataires qualifiés pour la musique, le buffet, les lumières etc…

Comparez les coûts de différents lieux, traiteurs, imprimeurs et tout ce dont vous avez besoin pour l’événement. Plus tôt vous réserverez l’un d’entre eux, plus vous aurez de chances d’obtenir un bon prix. Sinon, vous devrez négocier au mieux et dans des délais plus courts.

Choisir une date

Vous avez défini le budget, le type d’événement et même identifier quelques prestataires pour vous accompagner. Il faut désormais choisir une date. La date que vous fixez sera influencée par ces facteurs :

• Les invités et leurs disponibilités
• La saisonnalité de l’événement
• les délais de préparation
• L’agenda de votre entreprise (ex : lancement du produit…)
• la disponibilité du lieu et des prestataires

Pour le moment, vous pouvez simplement fixer une date provisoire (ne communiquez pas dessus aux invités..), que vous ajusterez légèrement une fois que vous aurez trouvé le lieu idéal.

Le choix des prestataires

Avant de passer à la partie suivante dédiée à la planification de l’événement B2B, j’aimerais revenir sur l’importance du choix des prestataires dans l‘organisation d’une soirée d’entreprise.

Les prestataires constituent le socle qui vous permettra de réussir votre événement. Nous vous conseillons de prendre le temps de les choisir et de sentir qu’ils comprennent les enjeux de votre événement. Si votre budget est limité et que vous n’avez qu’un choix limité de partenaires, il faudra choisir les meilleures options

• Choisissez des prestataires locaux avec lesquels vous pourrez négocier plus facilement, même avec un budget plus réduit. Chez Geostrategique.net, nous faisons appel à JLBprod.com – spécialiste de l’animation musicale d’entreprise. Une petite entreprise basée à Lille capable de produire des concerts de très bonne qualité pour un prix très correct.
  
• Sélectionner les prestataires les plus utiles à la réussite de votre événement. Avez-vous vraiment besoin d’un bar à bonbons ou préférez-vous une animation musicale pour organiser un concert pendant le cocktail ?

PLANIFIER !

La réussite de l’événement dépend beaucoup de votre capacité à l’organiser sans faille. En d’autres termes, vous avez intérêt à planifier les choses pour que tout soit fluide le jour J. Voici quelques règles de base pour vous aider à prévoir l’imprévisible

Il y a toujours des retards et des imprévus.

C’est bien d’être optimiste. Mais lorsque vous organisez un événement d’entreprise, il est préférable d’être réaliste. Vous pouvez être le plus organisé du monde, il y a aura toujours des imprévus. Il est préférable de rester souple en toutes circonstances pour absorber ce genre de cailloux dans votre chaussure.

Attention, car “être souple” ne signifie pas “être désorganisé” : cela signifie qu’il faut prévoir des temps de latences un peu plus longs que ceux que vous imaginez, ou ne pas chercher à remplir l’agenda à tout prix.

Voici quelques-uns des retards inattendus que vous devez prendre en compte :

• Le lieu peut être réservé deux fois
• La décoration peut être en rupture de stock
• Le traiteur peut avoir du retard ou servir les plats froids
• Les imprimeries peuvent mal orthographier le nom de votre entreprise
• Le transport ou la musique peut tomber en panne

Il est peu probable que toutes ces choses se produisent en même temps, mais même une ou deux d’entre elles peuvent vous mettre des bâtons dans les roues. Les retards sont inévitables lorsque vous organisez un événement d’entreprise.

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Constituez votre équipe de choc !

Vous aurez peut-être besoin d’un peu d’aide pour faire de votre événement un succès. Même s’il s’agit d’un événement modeste comme une sortie accrobranche ou la réservation d’une péniche sur la Loire, il est utile d’avoir une équipe avec laquelle travailler. Si votre budget ne vous le permet pas, essayez de persuader vos collègues de participer. Ils pourraient même être ravis de faire partie de l’organisation. A défaut, embauchez un ou deux intérimaires pour vous aider à préparer la soirée ou quelques stagiaires dans événementiel.

Le lieu de réunion

Quel que soit l’événement que vous organisez, vous aurez besoin d’un endroit où vos invités pourront se réunir. La recherche d’un lieu peut être stressante et peut facilement crever votre budget.

Lorsque vous évaluez différents lieux, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Est-il (trop) populaire ?
  
• Combien de personnes peut-on accueillir ?
• De quels équipements avez-vous besoin ?
• Avez-vous du wifi ?
• Comment s’effectue le paiement ?
• Quelle est la politique d’annulation ?

Comme nous l’avons dit, il est préférable de réserver la salle le plus tôt possible pour obtenir le meilleur prix possible.

Promouvoir votre événement

La promotion de l’événement comporte deux temps forts
– avant l’événement pour inciter les gens à se rendre sur place (vous ne pouvez pas les obliger…)
– après l’événement pour faire revivre les meilleurs moments de la soirée auprès de vos collaborateurs et de vos clients invités.

La capacité à savoir communiquer sur l’événement en lui-même est presque aussi importante que la soirée en elle-même.

Conclusion : S’il n’existe pas de manière optimale d’organiser une soirée d’entreprise, il est bon de garder en tête un planning. Ce planning sera votre boussole en cas de mauvais et vous permettra de garder la tête froide lorsque les choses se compliqueront. Essayez de rester simple et souple, le reste viendra naturellement. Bon courage !!